Pelatihan Kesekretariatan II telah dilaksanakan pada Sabtu (26/11) sebagai lanjutan dari Pelatihan Kesekbend I yang telah dilaksanakan sebelumnya. Dalam pelatihan ini dibahas mengenai timeline PKL D-IV 62, tambahan dokumen penting PKl D-IV 62, evaluasi kegiatan kesekretariatan yang telah berjalan, dan digitalisasi kesekretariatan PKl D-IV 62 menggunakan Sikoko.

Tambahan dokumen penting PKl D-IV 62 yang meliputi Knowledge Management, Buku Laporan Hasil, dan Buku Pedoman Pencacahan Riset. Knowledge Management (KM) juga masih dibagi menjadi KM Pra Pencacahan, KM Pencacahan, dan KM Pasca Pencacahan. Sekretaris Riset dan Bidang bertugas menyusun dan menyatukan dokumen-dokumen penting tersebut dengan dibantu oleh sekretaris di bawahnya.

Setelah pembahasan mengenai dokumen, agenda dilanjutkan dengan pembahasan mengenai evaluasi kesekretariatan oleh Sekretaris Umum PKL D-IV 62. Berdasarkan hasil evaluasi, masih ditemukan beberapa kesalahan baik dalam hal format penyusunan dokumen kesekretariatan, alur koordinasi, maupun keterlambatan pengumpulan dokumen. Atas evaluasi tersebut, Sekretaris Umum PKL D-IV 62 menyampaikan beberapa alternatif solusi yang diharapkan dapat diterapkan kedepannya sehingga kesalahan dalam penyusunan dokumen kesekretariatan dapat diminimalkan.

Agenda terakhir yang juga sekaligus menjadi topik utama Pelatihan Kesekretariatan II adalah penjelasan mengenai penggunaan Sikoko untuk kepentingan kesekretariatan PKL D-IV 62. Kedepannya, penggunaan Sikoko akan secara bertahap menggantikan pelaporan perkembangan riset/bidang dan pengumpulan arsip yang sebelumnya dikompilasi dalam google drive. Namun dalam proses ini tentu akan ada banyak penyesuaian yang memerlukan waktu transisi agar kesekretariatan PKL D-IV 62 dapat sepenuhnya terdigitalisasi.

Penggunaan Sikoko untuk kepentingan kesekretariatan ini meliputi penyusunan dan publikasi timeline, riwayat dan konfirmasi perizinan, serta jadwal dan notula rapat, termasuk merekap presensi mahasiswa secara otomatis. Penggunaan Sikoko ini diharapkan dapat mempermudah urusan kesekretariatan sehingga mempermudah pula dalam proses pengecekan dan kompilasi dokumen. Selain itu, digitalisasi ini diharapkan juga dapat meminimalkan kesalahan dan meningkatkan akurasi penilaian, salah satunya dalam hal pemberian poin presensi mahasiswa. Kedepannya tentu masih akan dilakukan berbagai perbaikan, baik itu dalam hal penambahan maupun penyesuaian fitur- fitur Sikoko yang akan semakin disesuaikan dengan kebutuhan pelaksanaan PKL D-IV 62.

Dokumentasi Rapat Koordinasi I